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조회수 : 764
2018.10.26
질문 작성됨
아파트 진·출입로 공사업체 선정에 있어서 견적서 등의 서류가 보관되어 있다면 회계서류 보관의무를 준수한 것으로 볼 수 없나요?
저는 파주의 한 아파트 입주자대표회의 회장을 맡고 있는 50대 남성입니다. 저희 아파트가 지난 여름 아파트 진·출입로 공사를 위하여 공사업체를 선정하기로 하였고, 입주자대표회의에서 공사업체를 선정하였습니다. 그런데 공사와 관련하여 장부를 작성하지 않았고 회계서류를 보관하지 않았다는 이유로 파주시청으로부터 과태료 처분을 받게 되었는데, 저희는 비록 장부와 회계서류는 보관하고 있지는 않지만 견적서와 입찰참가현황, 공사계약서와 같은 서류를 보관하고 있습니다. 이럴 경우 과태료 처분을 취소할 수는 없는지 궁금합니다.
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답변수 : 1
2018.10.26
답변 작성됨
공사업체 선정의 구체적인 근거를 알 수 있는 서류를 보관하지 않았다 하더라도 견적서, 입찰참가현황, 공사계약서 등의 서류가 보관돼 있어 집행된 관리비의 금액을 확인할 수 있는 이상 회계장부 보관의무를 위반하였다고 보기는 어려워 이를 이유로 한 과태료 부과에 대하여 다툴 수 있다고 보여집니다.
회계장부 작성·보관의무와 관련해 공동주택관리법에서는, 공동주택 관리주체는 관리비 등의 징수·보관·예치·집행 등 모든 거래 행위에 관해 장부를 월별로 작성해 그 증빙서류와 함께 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관해야 하고, 공동주택의 관리주체는 입주자 및 사용자가 위 장부나 증빙서류, 그 밖에 관리비 등의 사업계획, 예산안, 사업실적서 및 결산서에 대한 열람을 요구하거나 자기 비용으로 복사를 요구하는 때에는 관리규약으로 정하는 바에 따라 이에 응해야 한다고 규정하고 있습니다(공동주택관리법 제27조, 구 주택법 제45조의4 제1항). 참고로 회계감사의 경우 300세대 이상의 공동주택이 그 대상이나 회계장부 작성·보관은 150세대 이상의 공동주택이 그 대상입니다.
회계장부 등의 작성·보관, 열람·복사와 관련하여 질문과 같이 회계 장부의 범위에 대해, 관할청에서 회계 장부의 범위에 대한 검토 없이 입주민의 편에서 과태료를 부과하는 경우도 상당수 발생하고 있고, 일부 악성 입주민과 관리주체 간에 분쟁 또한 종종 발생하는 것을 볼 수 있습니다.
이러한 분쟁과 관련하여 최근 법원이 법령에서 요구하는 회계장부의 범위에 대하여 판시를 하였는데, 구체적으로 구 주택법(2015. 8. 11. 법률 제13474호로 개정되기 전의 것) 제45조의4 제1항 규정에서 요구하는 회계서류는 매월 작성하는 장부와 그 내용을 뒷받침할 수 있는 객관적인 증빙서류를 가리키는 것인 바 그 증빙서류란 견적서, 공사계약서, 대금 지급에 관한 금융자료, 영수증 등 집행된 관리비의 금액을 구체적으로 확인할 수 있는 서류를 의미하는 것으로 해석되고, 여기에 관리비 집행을 위한 사업자 선정 과정의 적법성, 적절성 등을 확인할 수 있는 자료까지 포함된다고 보기는 어렵다고 전제한 뒤 입찰절차 진행 후 최종 공사업체 선정의 구체적인 근거를 알 수 있는 서류를 보관하지 않았다는 사실만으로 관리주체가 관리비 등의 집행에 관한 회계서류 보관의무를 위반했다고 인정하기 어렵다 판시하였습니다. 아울러 "설령 항고인의 행위가 회계서류 보관의무 위반행위에 해당한다고 하더라도, 항고인이 위 공사업체 선정과 관련한 회의록, 견적서, 입찰참가현황, 공사계약서 등의 서류를 보관하고 있었던 점, 임원회의 내용을 기재한 서류까지 보관할 의무가 있음을 알기 어려웠을 것으로 보이는 점, 위 공사업체 선정이 부당하게 이뤄졌다고 볼만한 다른 자료가 없는 점 등을 고려하면 역시 이 부분 과태료는 부과하지 않는 것이 타당하다."고 보았습니다(수원지방법원 2017라3557 판결).
회계장부 등의 작성·보관, 열람·복사와 관련하여 질문과 같이 회계 장부의 범위에 대해, 관할청에서 회계 장부의 범위에 대한 검토 없이 입주민의 편에서 과태료를 부과하는 경우도 상당수 발생하고 있고, 일부 악성 입주민과 관리주체 간에 분쟁 또한 종종 발생하는 것을 볼 수 있습니다.
이러한 분쟁과 관련하여 최근 법원이 법령에서 요구하는 회계장부의 범위에 대하여 판시를 하였는데, 구체적으로 구 주택법(2015. 8. 11. 법률 제13474호로 개정되기 전의 것) 제45조의4 제1항 규정에서 요구하는 회계서류는 매월 작성하는 장부와 그 내용을 뒷받침할 수 있는 객관적인 증빙서류를 가리키는 것인 바 그 증빙서류란 견적서, 공사계약서, 대금 지급에 관한 금융자료, 영수증 등 집행된 관리비의 금액을 구체적으로 확인할 수 있는 서류를 의미하는 것으로 해석되고, 여기에 관리비 집행을 위한 사업자 선정 과정의 적법성, 적절성 등을 확인할 수 있는 자료까지 포함된다고 보기는 어렵다고 전제한 뒤 입찰절차 진행 후 최종 공사업체 선정의 구체적인 근거를 알 수 있는 서류를 보관하지 않았다는 사실만으로 관리주체가 관리비 등의 집행에 관한 회계서류 보관의무를 위반했다고 인정하기 어렵다 판시하였습니다. 아울러 "설령 항고인의 행위가 회계서류 보관의무 위반행위에 해당한다고 하더라도, 항고인이 위 공사업체 선정과 관련한 회의록, 견적서, 입찰참가현황, 공사계약서 등의 서류를 보관하고 있었던 점, 임원회의 내용을 기재한 서류까지 보관할 의무가 있음을 알기 어려웠을 것으로 보이는 점, 위 공사업체 선정이 부당하게 이뤄졌다고 볼만한 다른 자료가 없는 점 등을 고려하면 역시 이 부분 과태료는 부과하지 않는 것이 타당하다."고 보았습니다(수원지방법원 2017라3557 판결).
이러한 판례의 태도 및 관련법령에서 요구하는 회계서류는 매월 작성하는 장부와 그 내용을 뒷받침할 수 있는 객관적인 증빙서류를 가리키는 것으로서 그 증빙서류란 견적서, 공사계약서, 대금 지급에 관한 금융자료, 영수증 등 집행된 관리비의 금액을 구체적으로 확인할 수 있는 서류를 의미하는 것이라는 점 등에 비추어 볼 때 비록 최종 공사업체 선정의 구체적인 근거를 알 수 있는 서류를 보관하지 않았다 하더라도 견적서, 입찰참가현황, 공사계약서 등의 서류가 보관돼 있어 집행된 관리비의 금액을 확인할 수 있는 이상 회계장부 보관의무를 위반하였다고 보기는 어려워 이를 이유로 한 과태료(공동주택관리법 제99조 제1의3호) 부과에 대하여 다툴 수 있다고 보여집니다.
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